Dove devono essere salvati i documenti e i backup?

Il Network Attached Storage (NAS) e i cloud sono particolarmente diffusi. Un confronto tra i vantaggi e gli svantaggi, corredato da un chiaro suggerimento.

l’informatica è andata incontro a un’evoluzione storica. A un certo punto, negli uffici sono stati introdotti i cavi Ethernet per la rete locale, mentre lo switch connetteva i computer collegati a internet e al server locale. Successivamente, quando i volumi di dati hanno iniziato a registrare una crescita costante, è stato introdotto il Network Attached Storage. Ancora oggi il NAS, questo il suo acronimo, fa il proprio dovere come archivio centrale per i vari documenti dell’impresa e come memoria per il server locale.

Poi è arrivata la licenza di Office 365 e, con essa, il cloud. OneDrive Business per i documenti personali e SharePoint per i dati aziendali comuni. E si è fatto strada l’interrogativo se il salvataggio dei dati su un NAS fosse una soluzione ancora al passo coi tempi. Occorre, in questo caso, definire di quale tipo di dati si tratta. I documenti utilizzati tutti i giorni, i dati in un certo senso attivi, o il backup, che in caso di emergenza deve proteggere l’azienda contro la perdita di informazioni? Questo articolo evidenzia i vantaggi e gli svantaggi di cloud e NAS, sia nel caso di dati utilizzati attivamente che nel caso del backup.

I vantaggi del cloud nell’archiviazione dei dati

Chi non lavora solo con il PC dell’ufficio, ma vuole dare un’occhiata alla tabella Excel contenente le ultime cifre relative al fatturato mentre è in giro collegandosi con notebook, tablet o smartphone, apprezza il vantaggio più grande offerto dai cloud nell’attività quotidiana: i documenti sono disponibili ovunque sia presente un collegamento a internet. E senza che dall’esterno si debba stabilire nella rete aziendale una connessione potenzialmente rischiosa, come invece accade nel caso di un NAS.

La flessibilità è uno dei valori aggiunti che le memorie cloud apportano nell’attività di tutti i giorni:

• La capacità di memoria e il numero di utenti possono essere facilmente aumentati o ridotti adeguando gli abbonamenti in corso.

• I documenti di Office possono essere elaborati in condivisione all’interno del team, il che impedisce che circolino più versioni dello stesso testo e decreta la fine di file con nomi come «dati_annuali_definit_v2_corretta.xlsx»!

• È possibile sgravare le caselle di posta, inserendo nelle e-mail solo link a documenti anziché allegati.

Inviare file di Office per e-mail è ormai acqua passata. Con i tre suggerimenti che troverete qui di seguito, potete lavorare in più persone a un documento, evitare doppioni e aumentare l’efficienza.

Di sicuro vi è già capitato: avete finito di preparare la documentazione per un progetto complesso, fate circolare il documento via e-mail e due giorni dopo ne ricevete quattro versioni, ciascuna con i vari input dei destinatari. Oltre alla confusione, poi, i file presenti nelle caselle di posta in arrivo e in uscita occupano prezioso spazio di archiviazione.

Non deve essere per forza così. Grazie a Microsoft Office 365, archivi online e vari strumenti di comunicazione, potete gestire questi processi in modo più efficiente, e anche dopo l’ennesima tornata di feedback saprete sempre qual è la versione più recente della documentazione in questione. I suggerimenti qui di seguito mostrano le diverse possibilità per una collaborazione efficiente tra collaboratori, partner e fornitori, finalmente al riparo dai doppioni.

Consiglio 1: scegliere il tipo di archiviazione più appropriato

Se utilizzate un abbonamento Office 365 Business, disponete di due archivi online: OneDrive for Business e SharePoint Online. La chicca del cloud storage è la possibilità di condividere documenti in modo selettivo. Ciò garantisce che possa accedervi solo chi possiede i relativi permessi. Questo elenco mostra qual è il metodo di archiviazione più adatto per l’una o l’altra forma di collaborazione:

• One Drive for Business: cloud storage per documenti aziendali che usate principalmente voi stessi o per la condivisione occasionale di singoli documenti con colleghi e soggetti esterni. La condivisione può essere concessa agli utenti che possiedono un account Microsoft o a tutti.

• SharePoint Online: mentre OneDrive è limitato all’archiviazione dei documenti, SharePoint offre una intranet esaustiva per aziende, reparti e team di progetto Ogni gruppo può scambiare documenti, informazioni e notizie attraverso il proprio ambiente web-based. La condivisione di aree SharePoint può essere concessa agli utenti con account Microsoft o a tutti.

Consiglio 2: inviare link invece di file

Se i documenti sono nel cloud, potete usare Outlook per inviare un link ai documenti invece di allegare l’intero file. Questo riduce la quantità di spazio richiesto nei vostri account di posta elettronica e vi permette di scambiare senza problemi anche documenti di grandi dimensioni. Inoltre evitate che i documenti siano presenti in più copie.

Ecco come procedere dopo aver creato una nuova mail: Nella barra multifunzione di Outlook selezionate «Messaggio> Allega file > Cerca in spazio di archiviazione online» Cercate il file che vi interessa nell’archivio online. Al momento dell’inserimento, Outlook chiede se il file (i file) vada inserito come collegamento o allegato.

In SharePoint è anche possibile utilizzare l’interfaccia web per condividere file e cartelle con persone specifiche e inviare loro direttamente una notifica via e-mail. Tenete presente che le mail si presentano nello stile Microsoft e non in quello della vostra azienda. Questo metodo è più indicato per uso interno.

Consiglio 3: lavorare insieme su documenti Office

Microsoft ha gradualmente ampliato le funzioni di collaborazione nelle applicazioni di Office. Adesso, più persone possono lavorare allo stesso documento in contemporanea. Per esempio, potete discutere al telefono e al contempo modificare dei documenti aziendali oppure lavorare in squadra indipendentemente dal luogo in cui si trovano le persone che fanno parte del team. SharePoint funziona con Word, Excel e PowerPoint, sia con applicazioni desktop che online. Per lavorare in collaborazione devono essere soddisfatti i seguenti requisiti:

• il documento è salvato su OneDrive o SharePoint;

• tutte le persone coinvolte hanno un permesso di scrittura;

• tutte le persone coinvolte utilizzano un abbonamento Office 365;

• Word, Excel e PowerPoint disponibili almeno nella versione 2016.

Trovate la vostra versione di Office alla voce «File > Account».

Consiglio 4: discutere in merito a dei documenti grazie alla condivisione dello schermo.

Se il vostro grafico esterno ha creato una nuova brochure, potete discuterne il design in una conferenza online, risparmiando a voi e al grafico i costi e le perdite di tempo di una trasferta. Se utilizzate «Unified Collaboration & Communications», la condivisione dello schermo consente al grafico di mostrare la brochure a tutti i partecipanti in contemporanea. Grazie alla funzione audio potete discutere le eventuali modifiche mentre allo schermo vedete il grafico che le esegue dal vivo. Se non è efficienza questa!

Cosa deve offrire uno spazio di archiviazione online a un’azienda?

Sul mercato opera ormai un gran numero di fornitori di storage online per aziende e per selezionare quello giusto, oltre alla funzionalità, è opportuno prestare attenzione agli aspetti di qui seguito elencati.

• Funzioni: l’offerta comprende opzioni per una condivisione sicura dei documenti e una protezione sufficiente dell’accesso?

• Protezione dei dati: l’offerta e certificata secondo la norma ISO 27018? Questa direttiva disciplina il trattamento dei dati personali da parte dei fornitori. Inoltre: quale protezione dei dati garantisce il fornitore?

• Sicurezza: l’offerta è certificata secondo gli attuali standard di sicurezza, come ad esempio ISO 27001:2013? E quale disponibilità garantisce il fornitore?

In questo senso, le PMI devono poter contare su una protezione dei dati da parte del fornitore dei servizi cloud conforme agli standard di sicurezza più recenti. Anche in termini di protezione e sicurezza dei dati le memorie online presentano diversi vantaggi:

• I documenti cancellati per errore possono essere recuperati entro un determinato intervallo di tempo.

• Nel caso di un attacco ransomware, le aziende possono ripristinare l’ultima versione dei documenti prima della cifratura.

Applicare gli stessi standard di sicurezza a un NAS significa investire tempo nella manutenzione e costruire il relativo know-how. L’offerta cloud invece include praticamente tutti questi aspetti.

I vantaggi di un NAS per l’archiviazione dei dati

Rispetto al cloud, il NAS può guadagnare punti per la propria velocità. I file di grandi dimensioni possono di norma essere aperti più rapidamente nella rete locale che tramite il collegamento internet (almeno tramite il cavo Ethernet). Tuttavia, questo aspetto non è particolarmente significativo per i normali documenti Office, e le larghezze di banda sempre più generose fanno passare in secondo piano questo vantaggio.

Le aziende che gestiscono un server locale potrebbero essere interessate a utilizzare il NAS come spazio di archiviazione per i dati, ad esempio per le applicazioni aziendali come ERP e CRM. In questi casi occorre però valutare se una soluzione basata esclusivamente su cloud non possa risultare la più affidabile per motivi di sicurezza e disponibilità. Qualora fosse troppo impegnativo o qualora l’applicazione aziendale non fosse compatibile con il cloud, allora è del tutto lecito utilizzare un NAS per salvare i dati del server.

I vantaggi del cloud per i backup

Un suggerimento ampiamente accettato, ad esempio nel caso del metodo 3-2-1 per il backup dei dati, è quello che prevede di conservare in un luogo a parte almeno una versione del backup per proteggersi in caso di danni provocati da eventi naturali, come ad esempio fuoco o acqua. Per questo, il backup su cloud è la soluzione ideale. A seconda dell’offerta, il provider dei servizi cloud garantisce l’archiviazione ridondante dei dati, salvandoli in diversi centri di calcolo.

Inoltre, i dati di un backup su cloud non sono per lo più accessibili a livello di sistema dei file del sistema operativo e di conseguenza non sono ad esempio visibili in Windows Explorer. Ciò protegge i backup da un attacco ransomware.

Il backup su cloud rappresenta una soluzione flessibile anche quando si tratta di ampliare lo spazio di memoria. Infatti, è sufficiente affittare dello spazio aggiuntivo. Si paga quindi solo per lo spazio di memoria necessario e la soluzione di backup può essere ridimensionata a seconda dei requisiti. Inoltre, i backup su cloud sono per lo più automatici, aspetto che rende superflui l’esecuzione manuale e il controllo del salvataggio.

Che cos’è OCloud e a cosa serve? Avete già un cloud per i vostri dati? Vi illustriamo come funziona OCloud e in che modo può semplificarvi la vita e vi forniamo inoltre alcuni consigli per utilizzarlo in tutta sicurezza. È lunedì mattina. State facendo colazione con la famiglia e vostra moglie dice:  «È finito il burro». Prendete il cellulare e segnate il burro nella lista della spesa che condividete con tutta la famiglia. In treno per recarvi in ufficio finalmente trovate il tempo di cercare su Google l’escursione del prossimo fine settimana per vedere quanto tempo richiede. Arrivati in ufficio, per prima cosa controllate la vostra casella e-mail.  Dietro a tutte queste azioni c’è il cloud Il cloud interviene ogni volta che utilizziamo una lista della spesa mobile, cerchiamo qualcosa su Google o inviamo un’e-mail. Il termine «cloud» proviene chiaramente dall’inglese e, tradotto in italiano, significa «nuvola». Quando carichiamo qualcosa nel cloud, i dati sono salvati su un server esterno.  Per la prossima riunione dovete inserire in un elenco Excel dei dati creati da un collega per il team. Prima della pausa pranzo avete bisogno di staccare qualche minuto e quindi sbirciate su Facebook per vedere se uno dei vostri amici ha pubblicato qualcosa di interessante sul suo weekend. Per il pranzo prenotate online un tavolo al ristorante all’angolo. Anche qui interviene il cloud, per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Oggi con il termine cloud si indica un’associazione di diversi server riuniti in un centro di calcolo disponibile online. In questo spazio messo a disposizione da potete archiviare i vostri dati per consultarli poi al bisogno. Per poter accedere al cloud vi basta un collegamento internet. Tutti i dati nei centri di calcolo restano in Svizzera.Nel pomeriggio non riuscite a terminare tutte le vostre incombenze e le salvate quindi nell’elenco delle cose da fare per il mattino successivo. Finalmente la giornata di lavoro è finita. Sulla strada di ritorno verso casa guardate le fotografie che i vostri figli vi hanno inviato con OCloud.  Ecco come funziona il cloud I dati che caricate in uno spazio cloud vengono salvati su diversi server. Ciò significa che potete conservare i file originali sul vostro computer o smartphone. Una copia ora si trova su un altro server, che a sua volta ne fa una copia, fino a quando il vostro file è al sicuro su diversi server. In questo modo non subirete alcun danno se uno dei server dovesse guastarsi. Ora potrete star sicuri che i vostri dati saranno sempre disponibili online, così da potervi accedere da diversi terminali. A prescindere da quale apparecchio accediate al cloud, i vostri dati sono sempre tutti aggiornati allo stesso livello.Allo stesso tempo, i dati sono costantemente sottoposti a controlli incrociati, ossia vengono sincronizzati. Ciò garantisce che i dati sugli apparecchi collegati al cloud siano sempre aggiornati allo stesso livello. Pertanto, i dati caricati nel cloud dal vostro smartphone sono visibili anche sul vostro computer. Dopo cena, vi gustate con vostra moglie una puntata della vostra serie preferita su Netflix. Che giornata! Attenzione alla scelta del provider Al momento di scegliere il provider dei servizi cloud prestate particolare attenzione a dove sono collocati i server nel globo. Molti provider, infatti, gestiscono i propri server negli USA. Mentre per servizi statunitensi quali Dropbox, Google Drive o OneDrive i dati possono essere archiviati in server dislocati in tutto il mondo, con OCloud essi sono conservati in centri di calcolo svizzeri, certificati con il massimo livello di sicurezza (Tier IV). Durante il trasferimento tra cliente e centro di calcolo i dati vengono cifrati. Una volta nell’effettivo spazio di archiviazione, invece, come avviene con molti altri provider i dati non sono soggetti a cifratura, ma sono tuttavia tutelati dalla legge svizzera in materia di protezione dei dati, più severa rispetto a molti altri Paesi. I dati inoltre non sono accessibili da terzi. Consigli per un uso sicuro del cloud Per poter utilizzare i servizi cloud senza correre pericoli, abbiamo raccolto qui alcuni consigli per voi:

1. Non salvate nel cloud dati privati sensibili come, ad esempio, foto intime o documenti segreti. 

2. Disattivate il caricamento automatico di immagini o documenti dallo smartphone e scegliete invece per singolo file se salvarlo nel cloud.

3. Utilizzate una password sicura per accedere al vostro cloud. Non utilizzate questa password per nient’altro.

4. Se possibile, impiegate l’autenticazione a due fattori per proteggere ulteriormente l’accesso al cloud.

5. Salvate i dati importanti in un altro spazio di archiviazione, ad esempio su un disco rigido esterno. Il rischio che i dati archiviati nel cloud vadano persi è minimo, ma in questo modo sarete ancor più al sicuro.

Un sondaggio realizzato chiedendo a dieci colleghi: «Secondo te, qual è il motivo più frequente per la perdita di dati?», ha dato il seguente risultato:

1. Virus (6 persone)

2. Attacco da parte di hacker (3 persone)

3. Furto (1 persona)

Non sono stati menzionati né guasti tecnici né errori umani. Un supporto di memoria, ad esempio un disco rigido, può essere danneggiato. E quanto si fa presto a cancellare o sovrascrivere un file? In questi casi, solo un backup eseguito in precedenza può aiutare a ripristinare i documenti.

Perché una soluzione di archiviazione online non è un backup

I documenti aziendali di ogni genere vengono salvati sempre più spesso in formato digitale. La montagna di file digitali cresce sempre di più e spesso i documenti vengono archiviati in uno spazio dedicato online. Nelle situazioni di collaborazione ciò aiuta ed esclude la perdita di dati a causa di un guasto dell’hardware. Una tale memoria cloud non sostituisce però il backup, perché virus o ransomware possono anche infettare i documenti archiviati online. Inoltre, di solito non è possibile ripristinare un documento cancellato per sbaglio.

I backup possono essere salvati tranquillamente nel cloud. A tal fine, è necessario un software di backup o bisogna ricorrere all’aiuto di un provider specializzato nel backup online.

Salvare più versioni

I backup si differenziano dalle soluzioni di archiviazione online per l’uso quotidiano per il modo in cui vengono salvati i file. Un backup in genere comprime e codifica i dati per impedire un eventuale accesso non autorizzato, prendendo in considerazione solo i file che hanno subito delle modifiche dall’ultimo backup eseguito.

Tale backup incrementale non consente solo di risparmiare spazio di archiviazione, ma permette anche di ripristinare le versioni precedenti di un documento (c.d. «controllo versione o versioning»). Sia Windows 10 che MacOS consentono il controllo delle versioni con gli strumenti di backup forniti in dotazione, quali rispettivamente Impostazioni backup e Time Machine. L’intera procedura di backup può essere automatizzata ed eseguita sempre in un preciso momento.

Strategia per le piccole imprese

Alle imprese più piccole consigliamo un backup secondo il metodo 3-2-1:

• fare 3 copie indipendenti l’una dall’altra,

• utilizzare almeno 2 diversi supporti di memoria,

• tenerne 1 al di fuori dell’edificio.

Vediamo un esempio. I documenti sono salvati sul notebook aziendale e su uno spazio di archiviazione online. Questa è la prima «copia». Ora salvate i documenti che sono sul notebook, ivi inclusi quelli archiviati nel cloud, su un disco rigido esterno o su un dispositivo di archiviazione di rete in azienda. In questo modo avrete due copie su due diversi supporti di memoria.

E per finire, fate un backup nel cloud, preferibilmente servendovi dei servizi forniti da un provider specializzato in backup. In alternativa, potete anche utilizzare un software di backup per salvare un backup nella memoria di archiviazione online.

Provate a vedere se funziona!

Una volta fatto il backup, arriva la parte più importante: provate a vedere se il backup funziona ripristinando i file dal backup appena eseguito. Potete, ad esempio, provare a creare una nuova cartella, eseguire il backup, eliminarla e ripristinarla. Oppure, se avete eseguito il backup di un intero sistema, provate a ripristinare il backup su un disco rigido esterno non utilizzato. Solo così avrete la certezza che il backup in caso di emergenza funzionerà davvero.

In questo modo siete in una botte di ferro. Potete quindi sbarazzarvi tranquillamente della valigetta ormai logora e per quanto riguarda le manette potrete farne a questo punto altro uso.

Immaginate cosa potrebbe accadere se a un certo punto nella vostra azienda nessuno riesce più ad accedere ai dati aziendali utilizzati giornalmente: documenti importanti, ordini dei clienti, contabilità, l’intero sistema ERP o il CRM che non funzionano più.  Quanto tempo potrebbe sopravvivere la vostra azienda in una situazione del genere?

Un’azienda si rende conto di quanto siano importanti i dati aziendali solo nel momento in cui vengono persi. Alcune hanno già dovuto sperimentare sulla propria pelle cosa significa non poter più sbrigare gli ordini, accedere alle informazioni dei clienti, elaborare documenti. Possono derivarne perdite ingenti: secondo lo studio Global Data Protection Index, il 33 percento delle aziende svizzere intervistate ha perso in un anno dati aziendali, e ciascuna di queste perdite è costata mediamente 488 000 franchi.

Cause della perdita di dati

Le cause all’origine di una perdita di dati sono varie. L’azienda può per esempio non aver eseguito il backup, oppure un incendio o la rottura di un tubo dell’acqua possono aver distrutto parti dell’infrastruttura informatica, o ancora un hacker può aver criptato tutti i dati usando un ransomware e chiede un riscatto per rilasciare i file presenti in memoria. Le cause possono però anche essere meno spettacolari: la disattenzione o la mancanza di conoscenze da parte dei collaboratori possono far sì, ad esempio, che dati importanti vengano cancellati per sempre. Questi pericoli contro cui le imprese dovrebbero proteggersi.

1. Criminalità informatica

Gli attacchi hacker e la distruzione di dati attraverso i malware non sono una minaccia soltanto per le imprese di grandi dimensioni. Al contrario, proprio le PMI, con i loro sistemi IT talvolta scarsamente protetti, sono un bersaglio facile. I sistemi dei pirati informatici sono veloci a trovare falle e a sfruttarle senza ritegno per i propri scopi. Alla fine del 2018, il trojan Emotet ha brutalmente attaccato sistemi di tutto il mondo e anche in Svizzera ha infettato con dei ransomware diversi computer e server, criptandone i dati contenuti. È seguita poi la richiesta di riscatto a diverse imprese nell’ordine dei 200 000 franchi e più.

Ma anche attacchi minori possono creare inconvenienti. Ne è un esempio quello avvenuto a opera di hacker al software di prenotazione online dei saloni di parrucchieri svizzeri: non potendo più accedere al sistema, circa 200 parrucchieri hanno dovuto subire perdite ragguardevoli, anche di diverse migliaia di franchi, per via degli appuntamenti mancati.

2. Influssi ambientali e guasti

«Un incendio a un edificio commerciale o in un’officina con ufficio adiacente può portare alla distruzione definitiva o all’inagibilità dei locali. E allora sarà difficile perdonarsi per non aver effettuato l’aggiornamento nel cloud», afferma un ex comandante dei vigili del fuoco: «Ho assistito più volte alla scena in cui titolari d’azienda salvavano all’ultimo minuto cataste di archivi e computer da un edificio in fiamme.» Anche un’interruzione di corrente o un hardware difettoso possono influire sulla disponibilità dei dati.

Al contrario, i dati custoditi nei centri di calcolo sono ben protetti da discontinuità. Per valutare i livelli di qualità di questi centri, si utilizza il cosiddetto standard di riferimento Tier, che misura l’affidabilità del servizio su una scala da 1 a 4: mentre al livello Tier 1 sono ancora possibili, fino a un certo punto, perdite di dati, al livello 4 il rischio è praticamente quasi escluso grazie alla ridondanza dei sistemi, alla distanza geografica e al doppio circuito di alimentazione.

3. Disattenzione

Anche quando i sistemi IT sono ben protetti, esiste una grossa falla nella sicurezza che tecnicamente non è risolvibile: utenti disattenti o non sensibilizzati a dovere. E allora può succedere che documenti importanti o interi elenchi vengano accidentalmente cancellati o che i dati attuali vengano sovrascritti nel ripristino di un backup.

Anche i pirati informatici sfruttano la sbadatezza a proprio vantaggio. Ad esempio, attraverso il phishing o l’ingegneria sociale. Allegati e-mail e link, poco appariscenti ma pericolosi, oltrepassano intatti taluni firewall e, una volta aperti, causano problemi al computer e nella rete locale. Non vanno dimenticati poi i social media, che se utilizzati senza troppa attenzione permettono la trasmissione a terzi di dati sensibili, né tantomeno apparecchi privati mal tenuti e chiavette USB infettate, tramite cui si trasferiscono i malware.

Prevenzione: protezione contro la perdita di dati

Per evitare di perdere dati in azienda, non basta salvarli tutti con la ridondanza a livello locale, perché in caso di guasto a parti dell’infrastruttura IT è comunque necessario che le applicazioni e tutti i dati siano disponibili allo stato attuale, il che richiede di sapere quali dati ci sono e dove, e come possono essere utilizzati.

Per ridurre il rischio di perdita di dati esistono anche misure di sicurezza informatiche.

• Panoramica: un’analisi d’inventario di tutti i dati e backup è fondamentale per poterli utilizzare integralmente e con rapidità in caso di emergenza. Le persone responsabili sanno dove sono salvati i dati localmente, quando sono stati fatti quali backup, quali PC, cellulari e dischi rigidi esterni vengono utilizzati, quali dati sono presenti su un server o nel cloud, ecc.

• Aggiornamenti: applicazioni, sistemi operativi, antivirus e firewall vanno aggiornati costantemente.  Ciò vale tanto per l’infrastruttura IT aziendale quanto per tutti i dispositivi usati esternamente e in home office, come pure per tutti gli apparecchi utilizzati privatamente dai collaboratori in azienda (BYOD). Perché se il software non è aggiornato, aumenta notevolmente il rischio di infezioni da malware e di attacchi hacker dovuti a falle nella sicurezza.

Archiviazione e backup dei dati

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• Backup dei dati: non basta che i collaboratori salvino singoli documenti importanti e database su chiavette USB, dischi rigidi esterni o nel cloud. Per essere sicuri, in caso di emergenza, di poter disporre subito di tutti i dati, bisogna effettuare regolarmente il backup di tutti i dati correnti, nel cloud ed eventualmente anche a livello locale.  Bisogna poi verificare se questi backup funzionano davvero e se i dati possono essere utilizzati nella forma desiderata da tutti i collaboratori designati a farlo. L’importanza del backup nel cloud deriva dal fatto che solo così può essere garantita la sicurezza da danni naturali e dalla semplice disattenzione.

• Prevenzione: tutti i collaboratori sanno cosa fare in caso di emergenza e quali persone informare. Per garantire ciò, servono regolari sessioni formative per il personale. Tutti i collaboratori devono conoscere la corretta modalità di utilizzo di dati, allegati e-mail, link ricevuti, credenziali di accesso e servizi web. Chi lavora in home office o spostandosi, dovrebbe poter accedere alla rete aziendale in modo sicuro e cifrato attraverso una connessione VPN.

• Piano di emergenza: affinché un’azienda possa reagire con efficacia e rapidità di fronte a una minaccia imminente di perdere i dati deve disporre di un piano di emergenza per diversi scenari, in cui sono elencati, in ordine di priorità, le cose da fare in caso di incidente, gli uffici da informare e raccomandazioni su come evitare danni successivi. Tramite liste di controllo si possono definire: i numeri di telefono su cui reperire le diverse persone, i server e i sistemi che vanno scollegati dalla rete, le misure per garantire la prosecuzione dell’attività e le procedure di ripristino di un backup.

Quali sono i vantaggi del cloud? E come deve affrontare la vostra azienda questa importante parte integrante della trasformazione digitale? Il presente White Paper illustra in modo pratico i vantaggi dei servizi cloud per l’attività professionale di tutti i giorni e indica i passi concreti per l’attuazione.

I vantaggi di un NAS per i backup

Come per l’archiviazione di dati utilizzati nell’attività quotidiana, il NAS vanta una maggiore velocità anche per i backup. È un fattore che in caso di volumi di dati consistenti può rivelarsi particolarmente interessante per rispettare la finestra temporale per il backup. Allo stesso modo, il ripristino dal NAS è più rapido rispetto alla stessa operazione dal cloud. Per le imprese che sono dotate di server locale o che gestiscono grandi quantità di dati, il NAS può essere una buona alternativa per i backup giornalieri, ma non dovrebbe comunque sostituire il salvataggio su cloud, in quanto il backup su NAS si avvale di supporti dati fisici non protetti da danni naturali e da guasti dell’hardware.

In cammino verso il cloud

I fatti parlano chiaro ormai da anni: i vantaggi del cloud non temono confronti per quanto riguarda il salvataggio dei dati aziendali e il backup dei dati. Flessibilità, sicurezza e collaborazione sono i maggiori punti a favore, affiancati dalla trasparenza dei costi.

Tuttavia questa affermazione non trova applicazione in tutte le situazioni. Con grandi volumi di dati, come nel caso di disegni CAD o di dati grezzi video, un archivio locale è più vantaggioso per motivi legati alle prestazioni. A volte un’impresa utilizza una versione precedente di un’applicazione aziendale non particolarmente semplice da spostare nel cloud.

Tuttavia il vantaggio del cloud è proprio la possibilità di effettuare la migrazione progressivamente. Ad esempio, è già possibile archiviare i documenti Office da Office 365 nello SharePoint Online senza apportare modifiche al server locale. Se avete in programma di rinnovare l’infrastruttura informatica, dovreste assolutamente tener conto dei servizi cloud, i cui vantaggi sono fin troppo evidenti per poter prescindere da tali soluzioni.

I CLOUD PRIVATO TRAMITE I NAS

NAS è l’acronimo di Network Attached Storage e come già accennato, sono dei veri e propri computer che collegandosi alla rete (casa, ufficio, ecc.) permettono di archiviare e condividere dati e file multimediali con gli altri dispositivi come ad esempio tablet, smartphone, smart tv, console o altri computer.

A livello avanzato possono essere configurati per svolgere attività molto interessanti che vedremo più avanti in questo post perciò continua a leggere 🙂

A livello casalingo oltre all’archiviazione dati, la funzione principale che usa l’utente medio è la condivisione in streaming di film, foto, musica e video tra i vari dispositivi all’interno dell’abitazione.

Ma un NAS è ben altro. Vediamo insieme cosa devi guardare prima di acquistarne uno.

Aspetta! Se sei già un esperto puoi andare a leggere direttamente questi articoli sui NAS QNAP e i NAS Synology in cui ti spiego perché secondo noi sono i top del mercato.

Altrimenti continua qui sotto 🙂

CAPACITÀ DI ARCHIVIAZIONE

Stai per fare un investimento e immagino che vorrai comprare un NAS che non sia già pieno zeppo in un paio d’anni. Ricordati che lo spazio non è mai abbastanza. Allora come fare a capire quale NAS comprare perché vada bene ora ma anche tra qualche anno? E soprattutto senza spendere una follia?

È una questione di Bay. Se sei poco esperto, ti stai chiedendo che cavolo vuol dire, ho indovinato? Bay è il termine inglese che indica l’alloggiamento in cui inserire l’hard disk che funzionerà all’interno del NAS.

OCCHIO ADESSO!

Più Bay significa più spazio. Un NAS può avere 2, 4, 6 o anche più alloggiamenti. Facendo un rapido calcolo, il taglio più grosso di hard disk che trovi in circolazione è 6TB o al massimo 8TB (ma restiamo sui 6 che sono più comuni) e quindi se il tuo NAS ad esempio ha 2 Bay allora avrai 12TB di spazio totale (2Bay x 6TB = 12TB).

Se consideri che la configurazione in RAID (porta pazienza ne parliamo tra poco) può fregarti anche il 50% dello spazio totale, la scelta più conveniente per avere il massimo della flessibilità sarebbe di acquistare un NAS con diversi alloggiamenti alcuni dei quali non verranno usati subito ma saranno disponibili per futuri upgrade.

Altrimenti un’altra opzione è quella di scegliere un box di espansione come il Terramaster F24 2010 che ti permettere di aggiungere altri 4 dischi al tuo NAS. È una scelta più costosa ma sicuramente adatta se ne farai un uso di professionale per una piccola azienda.

RIDONDANZA DEI DATI

Uno dei principali strumenti dei NAS per evitare la perdita dati è la configurazione detta RAID.

RAID (Redundant Array of Independent Disks ) è un sistema usato in varie configurazioni per condividere o replicare informazioni tra un gruppo di dischi rigidi. In RAID è possibile salvare i dati in caso di guasto e migliorare nettamente le prestazioni rispeto all’uso di un solo disco.

DI SEGUITO TI SPIEGO IN MODO SEMPLICE I PRINCIPALI TIPI DI RAID (TRALASCIANDO QUELLI MENO DIFFUSI):

RAID 0 detto striping che permette di collegare due o più dischi “sommando” la capacità degli stessi. Questa configurazione ti fa ottenere il massimo spazio possibile ma è molto pericolosa perché in caso di rottura di un disco il rischio di perdere tutti i dati è molto alto. Usala solo se non hai memorizzato dati che è fondamentale salvare.

RAID 1 detto mirroring nel quale in 2 o più dischi tutti i dati vengono replicati su ciascun hard disk garantendo il funzionamento del NAS anche in caso di rottura di uno di questi. Il prezzo da pagare per questa sicurezza è la riduzione dello spazio di archiviazione disponibile che sarà uguale a quello dell’hard disk di capienza minore.

RAID 5 che è una delle configurazioni più diffuse in caso di 3 o più dischi nella quale i dati vengono suddivisi tra gli hard disk in un modo detto “a livello di blocco” in cui i dati di parità sono suddivisi uniformemente tra i vari hard disk. Lo spazio totale è dato da una media tra quello di tutti i dischi e nel caso se ne rompa uno il NAS continuerà a funzionare ma con prestazioni inferiori.

Una cosa molto importante che ti devi ricordare per usare la tecnologia RAID è di acquistare dischi tutti dello stesso taglio e possibilmente di lotti diversi (no non è eccessivo). Puoi usare anche capacità di archiviazione diverse ma perderai un botto di GB perché il disco più piccolo è quello che determina lo spazio usabile.

Un possibile rimedio è di acquistare un NAS Synology che dispone di una particolare forma di RAID ibrido che riesce a “matchare” anche dischi di taglio diverso usando tutto lo spazio a disposizione. Questo è uno dei motivi per cui penso che Synology (l’altro è Qnap) sia uno dei vendor migliori in assoluto per i NAS casalinghi.

CONNETTIVITÀ CON LA NETWORK

Una delle cose più importanti per un NAS è la velocità con cui fa transitare i dati attraverso la rete in cui è configurato. Sebbene molti ormai supportino la connettività wifi e si comportino in modo egregio anche con lo streaming video come ad esempio il Synology DS218, per muovere grosse quantità di dati è sempre meglio affidarsi a connessioni cablate. Molti NAS orami dispongono di più prese GbE (Gigabit Ethernet) che permettono di configurare più NAS insieme per aumentare lo storage e le performance ma soprattutto per mantenere attivo il collegamento in caso di rottura di una delle porte. Alcuni NAS hanno anche 4 porte GbE e nei modelli di alta gamma raggiungono velocità fino a 10 Gigabit oppure hanno slot di espansione per aggiungere porte ad alta velocità come ad esempio il QNAP j3455).

PORTE USB

Un altro aspetto molto importante per la connettività del tuo NAS sono le porte USB che ha a disposizione. Sono molto utili per trasferire dati da o verso un hard disk esterno, soprattutto se hai fretta. Per questo motivo sarebbe meglio scegliere NAS con porte USB 3.0 che sono retro compatibili con lo standard 2.0 ma sono molto, molto più veloci (quasi 10 volte di più).

BACKUP E ACCESSO REMOTO

Questa è un aspetto importante, soprattutto se fai un uso professionale del tuo NAS e i dati che archivi sono estremamente sensibili. Non considerare il RAID come un modo per fare backup ai tuoi dati. Se vuoi essere realmente sicuro di avere un backup serio del tuo lavoro non puoi nemmeno pensare ad un hard disk esterno per ovvi limiti di capacità. L’unica soluzione, per quanto ti possa sembrare onerosa è quella di avere un altro NAS che dovrebbe idealmente anche essere installato in un luogo diverso (in gergo tecnico si parla di backup georidondato). In questi casi vengono in aiuto le funzionalità di ultima generazione che permettono a un NAS di archiviare i dati direttamente anche su Cloud verso i principali Cloud Storage Provider sul mercato. Qui ad esempio viene spiegato in modo dettagliato come lo fanno QNAP e Synology (È in inglese, ma sono sicuro che tu non avrai problemi 🙂 ).

COSA PUÒ FARE UN NAS

Capite le caratteristiche tecniche da valutare è arrivato il momento di vedere che cosa può realmente fare il tuo NAS oltre ad archiviare dati. Tranquillo, userò un linguaggio semplicissimo adatto anche a chi non è un esperto (se sei un nerd o un geek non ti arrabbiare, bisogna aiutare prima chi ne sa meno 😉 ).

SERVER MULTIMEDIALE

Il tuo NAS ti permette di fare streaming (attraverso il protocollo DLNA) di musica, foto e film direttamente sul tuo smartphone, tablet, Smart TV, console (Playstation, Xbox, ecc.) anche accedendo da remoto via internet. Molti produttori mettono a disposizione app native per i dispositivi mobile da cui puoi vedere i tuoi contenuti salvati sul NAS ovunque tu sia.

Server di stampa: ti permette di controllare le stampanti collegate al tuo NAS da altri dispositivi collegati alla rete.

Server di posta: se preferisci tenere tutte le tue comunicazioni via email “in casa” con questa funzione puoi fare da hosting per le tue caselle di posta e salvarle dentro al tuo NAS.

DOWNLOAD STATION

Questa opzione ti fa scaricare i torrent direttamente sul tuo NAS impostando delle liste di download senza dover tenere il computer acceso. Risparmi energia elettrica (il NAS consuma pochissimo) e in più puoi accedere direttamente ai tuoi file da remoto ogni volta che vuoi.

CLOUD PRIVATO

Se non ti fidi di salvare i tuoi dati sensibili su servizi di cloud storage pubblici come Dropbox, Onedrive, Drive, ecc. puoi configurare il tuo NAS per avere a disposizione i tuoi dati attraverso internet da qualsiasi luogo e dispositivo. Un mini cloud privato come quello che usano molte aziende.

HOSTING WEB

Se vuoi il tuo NAS può fare da hosting per il tuo sito internet o per quello di amici o clienti. Avrai così il pieno controllo sull’intera infrastruttura senza abbonamenti annuali per l’hosting provider. È anche compatibile con i principali CMS sul mercato (es. WordPress) che lavorano linguaggio php e database mysql.

SERVER DI SORVEGLIANZA

Hai presente le telecamere IP o quelle USB che permettono di trasmettere il segnale video attraverso internet? Con un NAS puoi salvare i tuoi video e accedere ai filmati o alle riprese in diretta, da qualsiasi computer fuori casa.

Ci sono mille altri servizi che puoi utilizzare su un NAS ma con questa guida non voglio scendere troppo sul tecnico e preferisco parlare delle cose principali che interessano alla maggior parte dei lettori. Come ho scritto prima, esperti all’ascolto portate pazienza 🙂 .

QUALI HARD DISK INSERIRE sui NAS sono i migliori WD Red e quali caratteristiche tecniche devono avere. GIUNTI AL TERMINE DI QUESTA LUNGA GUIDA SUL MONDO NAS. TI È STATA UTILE?

Spero proprio di sì. Ora che sai come orientarti nel mare di dispositivi e funzionalità che trovi sul mercato, sei pronto a fare la tua scelta.

Qui sotto trovi una lista di NAS per uso domestico con il migliore rapporto qualità prezzo, molti dei quali sono stati provati personalmente dal nostro team e di cui siamo anche felici possessori.