Lavorare in mobilità: l’ufficio sempre a portata di mano

Dall’ufficio all’home office per un lavoro mobile e indipendente dalla posizione: i progressi tecnologici e le circostanze esterne hanno reso il mondo del lavoro più flessibile. Ma per poter lavorare con successo da qualunque luogo devono essere soddisfatte alcune condizioni. Introduzione al lavoro flessibile. Notebook, smartphone e accesso a Internet: questi sono gli strumenti dell’home office. Infatti, chi può lavorare da casa in questo modo può davvero lavorare ovunque. Il notebook diventa un ufficio e lo smartphone un hotspot mobile per connettersi al mondo. Dall’home office si passa all’«office anywhere», l’ufficio ovunque voi siate. Accade ad esempio quando una collaboratrice discute un’offerta presso un cliente. Oppure quando durante il viaggio in treno o nella macchina parcheggiata si dà un’occhiata veloce alle e-mail e al calendario. Il lavoro mobile ha dei vantaggi per le aziende. I collaboratori possono svolgere compiti urgenti (quasi) ovunque e rimanere raggiungibili. E, grazie a calendari e caselle di posta sincronizzati e aggiornati, i collaboratori non si perdono alcuna informazione anche se non sono in ufficio. Questo aumenta l’efficienza. Ma cosa serve perché funzioni, sia a livello tecnico che da parte dei superiori? Utilizzare la giusta infrastruttura per un lavoro flessibile Se si lavora ovunque, è necessario avere accesso a e-mail, appuntamenti, documenti aziendali e strumenti di comunicazione ovunque. I calendari centralizzati che possono essere sincronizzati con computer e smartphone sono un must. Così potete dare al cliente al telefono una risposta precisa alla sua richiesta relativa a un collaboratore assente, semplicemente dando un’occhiata al suo calendario. Anche un’archiviazione comune dei documenti è fondamentale: facilita lo scambio e la collaborazione e garantisce chiarezza sullo stato attuale di un progetto. Perché l’invio di documenti tramite e-mail non solo riempie la posta in arrivo, ma lascia anche spazio a dubbi su quale sia la versione aggiornata con il feedback integrato. Con un’archiviazione online, invece, tutti i collaboratori hanno accesso in qualsiasi momento alla versione valida di un documento. La soluzione di gran lunga più funzionale per una tale infrastruttura è rappresentata dal cloud. L’archiviazione online, i calendari, le e-mail e la comunicazione avvengono tramite un luogo centrale accessibile a tutte le persone autorizzate. L’esempio più noto di soluzione cloud di questo genere è Microsoft 365, ex Office 365. Proteggere i dati in movimento con misure di sicurezza I collaboratori che lavorano da casa o in viaggio si trovano al di fuori delle infrastrutture sicure dell’ufficio. Questo rende ancora più importante proteggere le informazioni aziendali da accessi non autorizzati, sia da parte della persona seduta accanto al bar, sia da parte di un criminale informatico. Con questi cinque consigli di base potete aumentare la sicurezza dei dati in tutta semplicità:

Prima dell’introduzione: come si adatta Teams alla cultura aziendale?

Con chat, telefonia video e meeting online, Microsoft Teams offre forme di comunicazione che i collaboratori forse non sono soliti utilizzare nel contesto lavorativo. Per riuscire quindi a introdurre con successo questa soluzione, bisogna fare i compiti a casa e rispondere alle seguenti domande:

• Quale stile di comunicazione adottiamo in azienda e la forma di chat informale di Teams si adatta a tale stile?

• Quanto è aperta la nostra azienda al cambiamento, alle novità e quanto sono predisposti i collaboratori in tal senso?

• Qual è il vantaggio di Teams? In che modo intendiamo comunicare e quali processi si possono accelerare con questa soluzione? Risparmiamo «solo» tempo oppure possiamo anche migliorare la qualità della comunicazione?

Una volta chiariti questi quesiti e mostrati i vantaggi, si può procedere all'introduzione di Teams.

La direzione deve dare un esempio concreto

adottando quindi uno stile «top-down». Per fare in modo che funzioni, la direzione e le figure chiave («i riferimenti») in azienda devono utilizzare Teams e fungere da esempio. Per prima cosa, ha introdotto Teams per i membri della direzione e del consiglio di amministrazione e ne ha raccolto le esperienze prima di estendere la piattaforma di comunicazione in tutta l’azienda.

Alcuni video tutorial spiegano come utilizzare Teams

Per domande relative a determinate funzioni realizzando un video di breve durata semplicemente registrando lo schermo (screen recording): «Si fa prima, è più semplice e più immediato che mettere le istruzioni per iscritto.» Poi ha condiviso questo filmato direttamente in Teams attraverso l’apposita piattaforma per video Microsoft Stream.

Utilizzare Microsoft Teams come una knowledge base

La piattaforma, infatti, non offre soltanto l’accesso ai documenti corrispondenti ma funge anche da punto di riferimento in caso di dubbi e domande. Siccome le istruzioni per gli interventi di manutenzione vengono salvate nei canali Teams, i collaboratori hanno anche la possibilità di cercare le risposte a domande già poste e risolte. Questo approccio presenta vantaggi evidenti rispetto al tradizionale metodo di risoluzione dei problemi via e-mail o telefono:

• chi rivolge la domanda raggiunge tutti i collaboratori e quindi non serve mettersi alla ricerca di uno specialista in particolare. In questo modo aumentano le probabilità di avere presto una risposta.

• Dal momento che la chat funziona anche tramite l’app per smartphone, i collaboratori possono rivolgere le loro domande non solo in ognuna delle tre sedi aziendali ma anche direttamente dal cantiere.

• È inoltre possibile consultare in qualsiasi momento le risposte già disponibili, indipendentemente dal fatto che lo specialista in questione sia presente o assente.

Questo tipo di scambio di informazioni e nozioni presuppone la partecipazione attiva di tutti i collaboratori. Solo così si generano esperienze positive che dissipano il timore di fare domande e al tempo stesso accelerano le procedure in caso di problemi.

Agevolare uno scambio informale e proficuo

La comunicazione con i fornitori e i partner esterni continua ad avvenire via e-mail. Ma con l’introduzione di Teams. Con queste tipologie di comunicazione la chat Teams funge da perfetto sostituto della posta elettronica:

• scambio informale e informazioni concise.

• Scambio di informazioni: fare riferimento al consiglio relativo alla knowledge base.

• Scambio di informazioni aziendali confidenziali: queste informazioni con Teams rimangono nell’ambito controllato del canale della chat. In questo modo si previene l’invio involontario a destinatari sbagliati.

• Collaborazione a un documento: vedere il prossimo consiglio.

Lavorare insieme ai documenti

Con SharePoint impostato come archivio documenti in remoto è possibile elaborare contemporaneamente i documenti Office tramite Teams. Non è più necessario spedire i file via e-mail e al tempo stesso si impedisce che la comunicazione assuma dimensioni sproporzionate e che all’improvviso circolino più versioni. Attraverso il controllo delle versioni si può inoltre tenere traccia di chi ha apportato modifiche, quando le ha apportate e quali modifiche ha fatto.

Organizzare online conferenze ad-hoc con Teams

Da quando Teams è stato introdotto in Wilcowa sempre più spesso i collaboratori organizzano brevi meeting online, detti anche stand-up meeting o riunioni in piedi, in cui scambiarsi informazioni. In questo modo si semplifica il confronto tra sedi e postazioni di lavoro diverse. «Da allora le procedure sono molto più snelle», riassume Christof Lutz.

Rafforzare la coesione con la telefonia video

È insito nella natura stessa della loro professione il fatto che i collaboratori del servizio esterno siano fisicamente presenti in ufficio solo di rado. «Ci confrontiamo molto più spesso usando la telefonia video, questa soluzione stabilisce un contatto umano più solido rispetto a una semplice telefonata». La telefonia video consolida la coesione ma migliora anche la qualità del confronto.

Le cose da sapere su «Work Smart»

Nuove forme di lavoro conquistano il mondo dell’impresa. E i dipendenti. Il lavoro flessibile rafforza la soddisfazione e la produttività. Ma non funziona senza un supporto tecnico stabile e influenza la cultura aziendale e l’organizzazione del lavoro. La mattina in azienda, a pranzo in mensa, la sera a casa. Così è trascorsa per decenni la vita di chi svolge lavoro d’ufficio. Negli ultimi anni, sempre di più nuove forme di lavoro sono andate a sostituirsi al modello dell’orario fisso. Molte persone attive nel campo delle informazioni (i cosiddetti lavoratori della conoscenza) svolgono il loro lavoro da casa e in viaggio o scelgono di utilizzare le postazioni di lavoro condivise, i cosiddetti «coworking space»: ne è un esempio l’Impact Hub a Zurigo. In sintesi, queste nuove forme di lavoro indipendenti da un luogo e da un orario vengono descritte come «lavoro flessibile», «flexwork», «lavoro mobile» o anche «smart working». «Un lungo tragitto per andare al lavoro è una perdita di tempo».Uno smart worker Alto potenziale per un lavoro smart Secondo il «Flexwork Survey 2016» condotto dalla Scuola universitaria professionale della Svizzera nord-occidentale, un quarto della popolazione attiva in Svizzera lavora regolarmente in modo flessibile. E lo fa volentieri, perché il lavoro flessibile aumenta il grado di autonomia e soddisfazione. Direttamente dalla voce di uno smart worker: «Non sono più disposto a farmi limitare dal mio lavoro a luoghi e tempi stabiliti. E un lungo tragitto per andare al lavoro è una perdita di tempo». Gli smart worker lasciano spesso il proprio ufficio per lavorare in viaggio, a casa o negli spazi di coworking. Quasi un terzo dei partecipanti allo studio sarebbe in realtà felice di poter lavorare in modo più flessibile, ma il contratto o il datore di lavoro non lo consentono, oppure manca il supporto tecnico. Da ciò si evince che non tutte le aziende e non tutti i capi sono disposti a offrire ai loro dipendenti qualcosa di diverso dal tradizionale «9-to-5». Per questo alcune delle più grandi aziende svizzere, tra cui le FFS, la Posta, Mobiliar e Swisscom, hanno lanciato l’iniziativa «Work Smart». L’obiettivo è quello di promuovere nel sistema economico svizzero forme flessibili di lavoro e di accompagnare le aziende nel cambiamento. Firmata finora da 165 aziende, la «Work Smart Charta» dovrebbe aiutare a raggiungere l’obiettivo. In base al sondaggio, quasi la metà di coloro che hanno un’occupazione non ha la possibilità di lavorare in mobilità. Fonte: FlexWork Survey 2016, Scuola superiore di psicologia applicata, FHNW (Scuola specializzata superiore della Svizzera nord-occidentale).Il potenziale ci sarebbe già: secondo lo studio di Deloitte «Il posto di lavoro del futuro», la metà della popolazione attiva in Svizzera sarebbe in grado di svolgere il proprio lavoro in mobilità. Questo perché nell’economia svizzera il settore dei servizi, con il 75% della forza lavoro, è particolarmente avanzato, e molte attività orientate ai servizi non necessitano sempre di una presenza presso la sede aziendale. Per quanto riguarda la percentuale di professioni ad alto contenuto di conoscenze, le più adatte al lavoro flessibile, la Svizzera è con il 43% ai primi posti, se si pensa che la media europea è del 36%. Secondo Deloitte, questa cifra è destinata a salire in futuro. Necessariamente tecnologico Il lavoro flessibile non funziona senza la tecnologia. Tutto è iniziato nel 1999 con il Blackberry: per la prima volta è stato possibile ricevere e scrivere e-mail automaticamente in viaggio e coordinare gli appuntamenti. Nel 2009 sono arrivate anche le prime soluzioni «Unified Collaboration and Communication» (UCC). Servizi come Skype per il business consentono messaggistica istantanea sul modello WhatsApp, videoconferenze senza speciali dotazioni hardware, condivisione dello schermo per lavorare insieme sul computer, e molto altro ancora. Spesso basta un equipaggiamento tecnico senza troppe pretese per poter lavorare fuori sede.Archivi Cloud come SharePoint, Dropbox o Onedrive facilitano lo scambio di documenti. Reti mobili forti e connessioni internet veloci via DSL o fibra ottica costituiscono la base per lavorare in viaggio o da casa. Con l’home office i colleghi non vi disturbano in continuazione, ma in compenso ci sono i figli a giocare nella stanza accanto e il cane a richiedere la vostra attenzione. Cultura aziendale e organizzazione fai da te Non meno importanti rispetto ai requisiti tecnici sono le implicazioni organizzative, sia per il datore di lavoro che per lo stesso smart worker. Forme flessibili di lavoro di basano sulla fiducia e richiedono un cambiamento di filosofia aziendale: il superiore ha meno controllo sui suoi dipendenti. Tra le altre cose, lo studio FlexWork condotto dalla Scuola specializzata superiore della Svizzera nord-occidentale mostra che rispetto alle maggiori aziende svizzere, nell’amministrazione pubblica si lavora in maniera più vincolata alla postazione di lavoro fissa. In questo settore in pratica non prendono piede soluzioni che permettono di lavorare in maniera flessibile e indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. Grafico: Scuola superiore di psicologia applicata, FHNW (Scuola specializzata superiore della Svizzera nord-occidentale).Lo smart worker, a sua volta, deve essere in grado di gestire la propria autonomia. Non è per tutti scontato saper lavorare in modo indipendente e sapersi organizzare in modo efficiente. A ciò si aggiunge l’influenza del contesto esterno: con l’home office i colleghi non vi disturbano in continuazione, ma in compenso ci sono i figli a giocare nella stanza accanto e il cane a richiedere la vostra attenzione. Tuttavia la pratica mostra che il rischio è più quello di lavorare troppo che troppo poco. La demarcazione tra tempo di lavoro e tempo libero può essere più facile dandosi delle regole chiare: per esempio, non lavorare mai la domenica o dopo le 8 di sera. Si tratta di un espediente per evitare, per quanto possibile, di impantanarsi o di avere la sensazione che la vita sia fatta solo di lavoro.

Con questi consigli lavorate ovunque in modo efficiente

In ufficio, in cantiere, presso un vostro cliente o in albergo: un’organizzazione oculata, unitamente a documenti, contatti e calendario nel cloud, vi permette di gestire il lavoro ovunque e in modo flessibile con computer, smartphone e tablet, semplificando così la collaborazione con dipendenti, clienti e fornitori e lavorando in modo efficiente. I consigli. Con lo smartphone avete l’ufficio sempre a portata di mano, anzi di tasca. Grazie al collegamento internet, quando siete in giro o dai clienti potete accedere al calendario, agli indirizzi e al cloud. In questo modo avete sempre sotto controllo il piano e l’organizzazione del lavoro e siete sempre aggiornati. Inoltre, tramite smartphone o tablet potete sbrigare ovunque le attività d’ufficio in sospeso. Ecco alcuni suggerimenti di cui fare tesoro. Utilizzare le memorie online per i documenti Il modo più semplice e sicuro per poter accedere ovunque ai propri documenti è una memoria online, come ad esempio Microsoft OneDrive for Business di Office 365. Organizzate il vostro archivio in modo che i documenti di cui avete bisogno si trovino nel cloud. Il software del notebook garantisce la sincronizzazione; potete pertanto lavorare anche offline, cioè senza collegamento internet. Non appena vi ricollegherete, i documenti verranno trasferiti nel cloud. È un sistema molto efficiente: potete discutere i progetti direttamente via computer, elaborare il preventivo insieme al cliente o mostrare al vostro pubblico la versione più aggiornata di una presentazione. La memoria cloud presenta inoltre due ulteriori vantaggi da non sottovalutare. Da un lato l’archiviazione online, mettendo i file a disposizione di altre persone, agevola la collaborazione e permette a tutti di lavorare allo stesso documento evitando la circolazione di versioni differenti dello stesso documento e la conseguente, faticosa sintesi manuale delle modifiche. Dall’altro lato, il cloud vi protegge dalla perdita di dati poiché i file sono salvati in sicurezza indipendentemente dal dispositivo utilizzato, e continueranno a essere disponibili anche in caso di guasto del notebook. Scambio di dati tra smartphone/tablet e computer Utilizzate il vostro smartphone per scattare foto e girare video, ad esempio in cantiere? Allora vorrete sicuramente selezionare ed elaborare questi media quando siete in giro o, al più tardi, nel vostro ufficio. I dati possono essere trasferiti secondo due modalità: potete caricare foto e video su una memoria online, per poi scaricarli sul computer, oppure potete trasferire i file direttamente da un dispositivo all’altro. Quanto maggiore è il volume dei dati, tanto più efficiente è il trasferimento diretto. Su Windows potete accedere alle foto di uno smartphone Android tramite USB. Per la sincronizzazione tramite cloud potete utilizzare la vostra normale memoria online, come ad esempio OneDrive for Business. Oppure ricorrete a un archivio fotografico specializzato come Foto di iCloud, Google Foto o OCloud. Se scambiate foto e video tra iPhone e Mac, il sistema più semplice è iCloud. Per quanto riguarda il trasferimento diretto dallo smartphone al computer, la modalità dipende dai sistemi utilizzati:

• Da iPhone a Mac: per trasferire file via WLAN utilizzate AirDrop. Il processo è un po’ più veloce se collegate l’iPhone con il Mac tramite USB e importate i file con la app «Foto».

• Da iPhone a Windows: se non sincronizzate le foto tramite iCloud, collegate l’iPhone al computer tramite USB e aprite l’app per foto con Windows 10. Altrimenti potete accedere alla memoria delle foto dell’iPhone tramite Windows Explorer.

• Da Android a Mac: la soluzione più semplice è AirDroid. Tramite l’app Android e il desktop client potete accedere dal Mac allo smartphone e trasferire anche foto e video.

• Da Android a Windows: collegate lo smartphone al PC Windows. Quando vi viene chiesto di specificare il tipo di trasferimento, selezionate «Trasferimento media», «Importa foto» o simili. Ora potete importare foto e video con l’app per foto oppure copiarli tramite Windows Explorer. In alternativa potete utilizzare AirDroid come sul Mac.

Panoramica degli appuntamenti semplificata grazie all’accesso al calendario Fissare un incontro risulta decisamente più facile potendo accedere al calendario degli altri partecipanti. Almeno all’interno dell’azienda, sarebbe opportuno utilizzare calendari salvati online, ad esempio Exchange Online di Office 365. L’assistente della pianificazione di Microsoft Outlook, ad esempio, vi aiuta a trovare una data e un’ora che vadano bene a tutti i partecipanti, risparmiandovi e-mail e telefonate. Allo stesso modo, con un calendario aggiornato potete programmare un appuntamento in modo rapido ed efficiente anche mentre siete in visita presso un cliente. Se lavorate spesso fuori ufficio, i calendari online presentano un altro pratico vantaggio: potete infatti essere sempre informati sulle attività dei vostri collaboratori e viceversa. A un collaboratore in sede, questo consente ad esempio di fornire informazioni sul vostro rientro in azienda con una semplice occhiata al calendario, senza dovervi disturbare al telefono. I calendari online contribuiscono quindi a incrementare l’efficienza. Memorizzare i tempi di viaggio nel calendario Nel calendario potete salvare gli orari di partenza utilizzando l’orario FFS. Se nella vostra agenda salvate degli appuntamenti con tempi di viaggio abbastanza lunghi, potete memorizzare direttamente anche la durata del viaggio. La modalità dipende dallo smartphone e dal mezzo di trasporto. Se necessario, annotate l’orario a mano nel calendario. Queste app vi possono aiutare in tal senso:

• Se utilizzate il calendario iPhone, potete stabilire il tempo di percorrenza direttamente nell’evento. A questo scopo, dovete indicare il luogo di partenza e di arrivo, in modo che Apple Maps calcoli la durata approssimativa del viaggio, integrandola nel calendario.

• Se viaggiate in treno, potete salvare la durata del viaggio attinta dall’orario FFS come voce del calendario. Funziona sia tramite il sito web FFS, sia nell’app.

• Google Maps non «parla» direttamente con il calendario. Potete però stabilire l’orario di arrivo desiderato nell’itinerario previsto, unitamente a una notifica sull’orario di partenza appropriato. Nel menu a tre punti di Google Maps selezionate «Ricordami di partire in tempo» e stabilite l’orario di arrivo desiderato.

Mantenete aggiornati i vostri contatti sullo smartphone ovunque Salvando i vostri contatti nel cloud, potete sincronizzare i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail tra notebook e smartphone. In tal modo le informazioni saranno aggiornate su tutti i dispositivi. La modalità maggiormente utilizzata è l’allineamento dei contatti attraverso un gestore cloud, ad esempio Apple (iCloud), Google (G Suite, precedentemente Google Apps) o Microsoft Exchange (Office 365). Con il vostro dispositivo mobile potete così sincronizzare contatti, indirizzi e-mail e calendari dei seguenti gestori: Sincronizzazione con iOS Per la configurazione aprite le impostazioni:

• iCloud: alla voce «iCloud» aggiungere l’account iCloud (se non è già stato fatto nella configurazione dell’iPhone/iPad)

• Account G Suite/Google: alla voce «Posta (o «Contatti» o «Calendario») > Account > Aggiungi account > Google». Quindi scegliere gli elementi da sincronizzare (posta, contatti, calendario)

• Office 365: come sopra, ma tipo di account «Exchange»

Sincronizzazione con Android

• iCloud: sincronizzazione solo tramite altre app, quali iCloud Contacts Sync per i contatti o iCalendar Sync Cloud per l’agenda. Per accedere alla posta iCloud, è possibile creare un account IMAP, ad esempio via «Impostazioni > Account > Aggiungi account > IMAP». Le impostazioni del server di posta sono disponibili alla pagina di supporto di Apple.

• Account G Suite/Google: selezionare «Impostazioni > Account > Aggiungi account > Google»

• Office 365: come sopra, ma come tipo di account selezionare «Microsoft Exchange».

Microsoft Office 365 con l’assistenza firmata SwisscomUtilizzate le applicazioni Office sicure quali Outlook, Word ed Excel in combinazione con servizi cloud quali OneDrive e Teams. E approfittate inoltre dell’assistenza di Swisscom per l’installazione, il trasferimento di dati e le domande degli utenti. In questo modo, in futuro la vostra azienda potrà lavorare in sinergia con flessibilità ed efficienza. Utilizzare il tablet come secondo schermo Per alcuni lavori, ad esempio la creazione di una grande tabella o un fotoritocco, uno schermo grande facilita decisamente il lavoro. I notebook generalmente non presentano schermi molto grandi: peso e durata della batteria non consentono di avere dispositivi mobili di grandi dimensioni. Esiste però una soluzione elegante ed efficace, a patto che abbiate sufficiente spazio sulla vostra scrivania mobile o temporanea: utilizzare un tablet o un smartphone come secondo schermo. Offrono le migliori prestazioni le soluzioni in cui il tablet è collegato al notebook via USB. Un’app sul tablet e un’altra sul notebook assicurano una corretta visualizzazione. Un iPhone come secondo schermo sul notebook con XDisplay.Sul mercato vi sono diversi prodotti che, con una spesa contenuta, consentono di utilizzare il tablet come secondo schermo. Per consentire una maggiore velocità si consiglia una soluzione in grado di funzionare tramite USB, anziché WLAN. Duet supporta solo gli iPad, mentre Splashtop XDisplay supporta iOS e Android. Per quanto riguarda il computer, entrambi gli operatori supportano Windows e Mac. Organizzate la vostra giornata in anticipo E infine la cosa più importante: pianificando la giornata la sera prima, avete tutto sotto controllo e al riparo da imprevisti (nei limiti del possibile). Questi cinque consigli vi aiutano a pianificare la giornata di domani.

Cinque rituali per un giorno seguente di successo

Piccolo sforzo, grande resa: se pianificate in anticipo la giornata di lavoro successiva siete preparati al meglio. Questi cinque rituali vi aiutano e richiedono solo poco tempo. I preparativi del giorno prima sono decisivi per l’inizio della vostra giornata di lavoro. Una buona organizzazione del lavoro è già metà dell’opera. Ciò vale soprattutto per la collaborazione nel team. Il blog di marketing Hubspot ha raccolto cinque consigli su come potete preparare in modo ottimale la giornata di lavoro successiva. Fate diventare i preparativi un rituale quotidiano. Una panoramica in ordine cronologico. Svolgete stand-up meeting regolari Uno stand-up meeting è un breve colloquio in piedi di circa 15 minuti che aiuta a coordinare i compiti del team. Con un incontro del genere verso le 14:00 o le 15:00 potete pianificare brevemente i lavori imminenti. Nel meeting ponete le seguenti domande:

• Cosa dobbiamo assolutamente svolgere oggi?

• Cosa possiamo rimandare a domani?

• Cosa possiamo anticipare a oggi?

Elaborate la vostra lista delle cose da fare In base ai risultati dello stand-up meeting, elaborate la vostra to-do list. Preparatela subito dopo l’incontro. Controllate la pianificazione giornaliera di domani Circa due ore prima del termine della giornata di lavoro date uno sguardo all’agenda di domani. Controllate se è in programma un appuntamento importante che dovete ancora preparare. Se avete tempo, potete sbrigare questa attività prima di lasciare la scrivania. Altrimenti pianificatene la preparazione per l’inizio del giorno seguente. Sbrigate le e-mail che avete già iniziato Poco prima di terminare il lavoro, date ancora un’occhiata alla vostra casella di posta elettronica. Se ci sono ancora e-mail iniziate, terminatele. In questo modo non dovete trascinarvi il giorno seguente questi compiti iniziati e solitamente veloci. Aggiornate la vostra lista delle cose da fare Come ultima attività della giornata, controllate ancora una volta la vostra to-do list. Spuntate i compiti svolti e ponetevi per le attività in sospeso le domande seguenti:

• Ci sono compiti che devono essere svolti in una determinata sequenza?

• Cosa dovete assolutamente svolgere domani? Date una priorità maggiore a questi compiti.

• Cosa potete rimandare a un altro giorno? Date una priorità inferiore a questi lavori.

• Ci sono attività che devono essere svolte a una determinata ora, ad esempio la preparazione di un meeting? Pianificate il tempo necessario nella vostra agenda; in modo da tenere libera la mente.

Se vi preparate così, potrete iniziare bene la giornata seguente. Saprete già cosa vi aspetta e cosa è già stato stabilito. Ciò vi aiuta a lavorare in maniera efficiente e a staccare la spina quando terminate il lavoro.